Hàng ngày, mỗi người trong chúng ta đều phải ra quyết định về một vấn đề nào đó, từ việc đơn giản như sẽ mặc gì khi đi ăn cưới, hay phức tạp hơn là đầu tư vào một mã chứng khoán nào đó. Ở cấp độ rộng hơn thì việc ra quyết định - được cụ thể hóa qua các chính sách hoặc chiến lược cụ thể, được cho là không thể thiếu.

Khi được ứng dụng rộng rãi, chuyển đổi số sẽ giúp tiến trình quản trị được minh bạch hơn

Để có thể đưa ra các quyết định (vốn thường được trông đợi là lựa chọn phù hợp nhất), mỗi cá nhân hay tổ chức đều cần dựa vào dữ liệu, thông tin và kiến thức liên quan mà họ có hoặc được cung cấp để từ đó phân tích và chọn ra giải pháp phù hợp nhất. Ở cấp vi mô, đó là chính sách bán hàng, cắt giảm nhân sự, ở cấp vĩ mô là điều chỉnh giá xăng dầu hay tăng, giảm lãi suất tiền gửi v.v…

Bản chất của chuyển đổi số chính là một bước chuyển mình quan trọng để các quyết định đưa ra ở các cấp độ khác nhau được nhanh hơn, chính xác hơn, công bằng hơn và tiết kiệm hơn. Một khi CĐS được ứng dụng rộng rãi trong đời sống, nó sẽ giúp cho tiến trình quản trị được minh bạch hơn, hạn chế các sách nhiễu và tiêu cực, giảm bớt những thiên kiến của cá nhân trong quá trình ra quyết định, dẫn đến sự ra đời của những chính sách ưu việt hơn. Hiểu đơn giản, CĐS là công cụ giúp đẩy nhanh quá trình ra quyết định thông qua việc đổi mới các công đoạn sau đây:

Số hóa cơ sở dữ liệu

Đây là bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất của CĐS, là sự thay đổi từ khâu thu thập, nhập liệu, đến kiểm soát và quản lý dữ liệu.

Cách quản lý dữ liệu truyền thống bằng giấy sẽ được số hóa và lưu trữ trong các bộ nhớ tập trung và phi tập trung. Cách lưu trữ dữ liệu qua files và folders cứng sẽ được chuyển sang định dạng số và hệ thống lưu trữ được chuẩn hóa, giúp truy cập dễ dàng và thuận tiện.

Thay vì lưu trữ dữ liệu một cách rời rạc và mỗi ngành một format khác nhau thì cơ sở dữ liệu số có thể giúp liên kết các dữ liệu liên quan của bất kỳ đối tượng nào dựa trên một mã định danh duy nhất (sơ cấp) cùng các thông tin thuộc tính (thứ cấp) khác.

Điều này đã hỗ trợ việc tích hợp nhiều tính năng khác nhau như thẻ rút tiền, giấy phép lái xe hay thẻ bảo hiểm y tế trên cùng một căn cước công dân có gắn chip điện tử mà Chính phủ đang thí điểm triển khai.

Tích hợp thông tin cá nhân nhờ hệ thống cơ sở dữ liệu số giúp các cơ quan có thẩm quyền dễ dàng truy xuất các thông tin liên quan của từng cá nhân, qua đó giảm thiểu thất thu thuế (từ sở hữu bất động sản hay các nguồn thu nhập không thường xuyên khác v.v...), hạn chế thất thoát do trốn thuế hay tham nhũng.

Số hóa cơ sở dữ liệu, cùng nền tảng Internet đang ngày một phát triển cũng giúp thúc đẩy quá trình chia sẻ thông tin giữa các ban, ngành liên quan, tránh chồng chéo và lãng phí nguồn lực do tư duy “đèn nhà ai nhà đó rạng” vốn tồn tại lâu nay. Việc chuẩn hóa cơ sở dữ liệu dùng chung trong ngành y tế sẽ giúp tiết kiệm cho xã hội một nguồn tiền và công sức đáng kể nhờ chia sẻ, công nhận lẫn nhau về kết quả xét nghiệm giữa các bệnh viện.

Phân tích số liệu bằng công cụ số

Tùy thuộc vào tính đặc thù và yêu cầu của đối tượng sử dụng dữ liệu (người dùng), các công cụ số mà cụ thể ở đây là các phần mềm điện toán khác nhau sẽ được phát triển và sử dụng thay thế cho cách phân tích, nhận định truyền thống. Các công cụ số này có thể truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu tương thích để tiến hành tính toán, phân tích và đưa ra kết quả dựa trên yêu cầu của người dùng.

Sức mạnh và khả năng tính toán của phần mềm sẽ quyết định tính chính xác và độ tin cậy của kết quả đầu ra, do đó, bên cạnh nhiệm vụ số hóa cơ sở dữ liệu thì việc ưu tiên đầu tư phát triển, xây dựng hoặc mua sắm những công cụ số này là cần thiết. Các chính sách được xây dựng dựa trên việc phân tích kịch bản về biến đổi khí hậu hay kịch bản phát triển lưu vực của một con sông nào đó có ảnh hưởng lâu dài và hệ trọng đến đời sống của hàng triệu người liên quan, vì vậy việc lựa chọn được một công cụ tính toán sát với thực tế luôn đòi hỏi những nguồn đầu tư tương xứng.

Truy xuất kết quả

Việc truy xuất dữ liệu theo cách truyền thống thường tốn thời gian và công sức để giúp chuyển đổi diễn giải số liệu hay thông tin theo format được yêu cầu. Việc này làm hạn chế sự đa dạng và tính linh hoạt trong tiếp cận, ứng dụng thông tin của người sử dụng

Với CĐS, từ kết quả truy xuất dữ liệu và tính toán của các phần mềm, kết quả cuối cùng sẽ được cung cấp cho người dùng dựa trên các yêu cầu cụ thể. Thông tin kết quả sẽ được hiển thị qua các format  khác nhau như bảng số, sơ đồ, biểu đồ, bản đồ hay văn bản. Kết quả phân tích sẽ được chọn lọc và báo cáo cho bên liên quan theo format yêu cầu.

Con người trong CĐS

Kết quả đưa ra từ quá trình phân tích dữ liệu số từ một hệ thống dữ liệu phong phú, chất lượng cùng những phần mềm mạnh mẽ, tin cậy là những gì chúng ta có thể can thiệp và đảm bảo trong quá trình CĐS. Tuy nhiên, các thay đổi trong quản trị của một doanh nghiệp hay một tổ chức lại phụ thuộc đáng kế vào những cá nhân ra quyết định mà cụ thể là những chủ thể có thể làm ra chính sách.

Chuyển đổi số giúp đơn giản hoá và rút ngắn quy trình ra quyết định. Kết quả được đưa ra đáng tin cậy hơn phương pháp truyền thống vốn dựa trên kinh nghiệm và sự nhạy bén hay thiên phú (vốn dĩ rất khó đánh giá) của người ra quyết định. Quá trình CĐS không chỉ yêu cầu sự thay đổi về số hóa dữ liệu và khả năng tính toán của phần mềm mà còn đòi hỏi người sử dụng thông tin cũng phải thay đổi cách tiếp cận vấn đề, nâng cao kiến thức và kỹ năng cần thiết nhằm đưa ra quyết sách tốt nhất cho xã hội nhờ vận dụng tối ưu những  gì mà CĐS mang lại.

CĐS là tất yếu dù sớm dù muộn, tận dụng thành công CĐS hay không vẫn chính là từ nhân tố con người.