Đúng ngày Tết của các nhà giáo, thấy vợ đang phải ngồi tỉ mẩn gõ tay từng người trên bảng danh sách trường xuống một file Excel mới để in cho lớp thật quá vất vả với những người không thường xuyên sử dụng bảng tính như vợ tôi.

Bài toán đặt ra là danh sách trường khoảng 5000 học sinh sắp xếp theo họ của từng học sinh. 3 cột họ, tên đệm và tên được tách riêng do quá trình nhập liệu ban đầu bằng hệ thống máy tính của trường.

Cách vợ tôi đang làm

Cách làm mà vợ tôi đang sử dụng có thể áp dụng ở đâu cũng được, đó là cuộn chuột hết 5000 dòng và tìm những người có dòng lớp "11A11" và mở sang bảng Excel cá nhân gõ lại thông tin vào đó.

Kết quả tuyệt vời đó là đến tận 12 giờ trưa rồi mà tôi chưa được ăn cơm.

Cách mà tôi gợi ý

Phân tích cái bài toán hóc búa của vợ tôi với phần thưởng là bữa trưa đúng giờ. Tôi nhận thấy có 3 cái cần áp dụng để hoàn thành công việc trong 5 phút thay vì 5 tiếng.

Dùng Filter

Công việc đầu tiên cần làm là chọn ra 100 người trong số 5000 người có đặc điểm chung là học lớp "11A11". Tôi sẽ không cuộn chuột mà dùng Filter trong Excel bằng cách:

Bôi đen toàn bộ bảng danh sách của trường, chọn Data > Filter.

Tất cả các cột dữ liệu trong bảng sẽ hiện lên 1 dấu mũi tên.

Search đúng lớp "11A11" và tích vào nó

Thế là toàn bộ danh sách lớp đã hiện lên.

Nhập Họ, tên đệm và tên bằng kí tự &

Bài toán thứ 2 giúp bữa cơm trưa nay ngon miệng hơn đó là gộp tên và họ của các học sinh này vào làm 1 cột để in.

Tôi sẽ tạo 1 cột mới có tên là Họ và Tên sau đó đặt 1 dòng hàm nội dung là:

= B5&C5

Nội dung của dòng này sẽ bằng nội dung ở cột B ghép với cột C bằng ký tự & như thế này.

Chép lệnh ở trên xuống tất cả học sinh trong lớp

Cái này khá đơn giản, bình thường vợ tôi sẽ di chuột vào góc của ô trên cùng để hiện lên biểu tượng dấu + rồi kéo nó đến hết bảng là xong.

Nhấn Ctrl + D thay cho viếc kéo chuột hết bảng.

Nhưng có 1 cách nhanh hơn đặc biệt là khi làm với bảng dài. đó là đặt con trỏ ở ô đầu tiên giữ Ctrl + Shift + mũi tên chỉ xuống. Thao tác này sẽ bôi đen toàn bộ phần bên dưới ô chọn cho tới ô có nội dung hoặc hết bảng.

Sau đó bấm phím tắt Ctrl + D để áp dụng công thức của ô đầu tiên vào tất cả các ô đã bôi đen.

Vậy là chúng ta có 1 bảng danh sách lớp hoàn chỉnh. Và tôi đã được ăn cơm trưa dù hơi muộn 1 chút.

Theo GenK