"Đừng dùng Excel nữa!" - Các giám đốc tài chính kêu gọi nhân viên

Quá trình này có thể mất đến vài ngày và yêu cầu nhân viên tài chính của công ty thu thập các dữ liệu từ các hệ thống khác nhau chứa thông tin tài chính và nhân sự và nhập những thông tin này vào bảng tính Excel của Microsoft. Từ đó, họ có thể biết là nhóm nào đang tuyển dụng và lương bổng cho tuyển dụng đang ảnh hưởng đến ngân sách như thế nào.

Ông Garrett nói: "Tôi không muốn các nhà lập kế hoạch tài chính phải tốn thời gian nhập, xuất và rồi lại phải vận hành dữ liệu. Tôi muốn họ tập trung vào những thông tin mà dữ liệu phản ảnh cho chúng tôi." Ông ta đang tìm cách loại bỏ Excel ra khỏi quy trình làm việc.

Các giám đốc tài chính tại các công ty khác như China Bistro Inc. của P.F.Chang, ABM Industries, và Wintrust Financial Corp cũng đang có động thái muốn tiêu giảm lượng thời gian mà nhân viên tài chính của họ bỏ ra để dùng Excel trong việc lập kế hoạch tài chính, phân tích và báo cáo.

Các giám đốc tài chính nói rằng phần mềm Excel đã cách mạng hoá kế toàn vào những năm 1980, tuy nhiên phần mềm này lại không theo kịp nhu cầu của các đơn vị tài chính doanh nghiệp hiện đại. Các lỗi có thể xảy ra do dữ liệu trong Excel thì hoàn toàn tách biệt so với các hệ thống khác và không cập nhật tự động được.

Ngoài ra, các phiên bản cũ của Excel không cho phép người dùng làm việc cùng nhau trên cùng một tài liệu, gây trở ngại cho việc cộng tác. Thêm vào đó còn có giới hạn số lượng dữ liệu trong một tài liệu, và điều này có thể làm chậm phân tích.

Ông Paul Hammerman, một nhà phân tích ứng dụng kinh doanh tại Forrester Research Inc., chia sẻ: "Excel không được thiết kế để đảm nhiệm các công việc phức tạp trong lĩnh vực tài chính."

Thay vào đó, các công ty đang chuyển sang công nghệ mới dựa trên đám mây từ Anaplan Inc., Workiva Inc., Adaptive Insights và đối thủ cạnh tranh.

Phần mềm này kết nối với các hệ thống quản lý tài nguyên kế toán và quản trị doanh nghiệp hiện có, bao gồm cả các sản phẩm của Oracle Corp. hoặc SAP SE. Điều này cho phép các kế toán tổng hợp, phân tích và báo cáo dữ liệu trên một nền tảng thống nhất.

Adobe đã chuyển sang dùng Anaplan vào đầu năm ngoái và nhiều đầu việc ở công ty mà trước đây được làm trên bảng tính Excel thì hiện nay đang được thực hiện trên hệ thống để duy trì một nguồn chuẩn, theo như ông Garrett chia sẻ. Ông cũng chia sẻ là các báo cáo giờ đây được biên soạn nhanh hơn nhiều.

Giám đốc tài chính của P.F. Chang, ông Jim Bell, nói công ty ông chuyển sang dùng Adaptive Insights thay vì Excel vì nó thúc đẩy hợp tác và cắt giảm các nhiệm vụ hành chính.

Khi đang bay trên chuyến bay từ Spokane, Wash., tới Phoenix vào đầu tháng 10 vừa qua, ông Bell nói ông đang nghiên cứu xem việc cắt giảm nhân viên nhà bếp ở nhà hàng ở Boston của công ty thì có ảnh hưởng đến lợi nhuận không. "Nếu tôi thử nghiên cứu điều này trên bảng tính, thì tôi sẽ không làm được."

Một năm trước, nhóm của ông Bell đã dành hàng giờ để phân phát hàng trăm bảng tính Excel cho các nhà lãnh đạo cấp khu vực và đơn vị mỗi tháng để lập kế hoạch và theo dõi hiệu quả các nhà hàng của công ty tại Hoa Kỳ. Bây giờ quá trình tương tự chỉ mất vài phút.

Excel đã được phát triển để phục vụ nhiều nhóm khách hàng chuyên biệt tốt hơn, bao gồm cả cộng đồng tài chính, ông Brian Jones, người đứng đầu chiến lược sản phẩm của Microsoft Excel chia sẻ.

Phiên bản mới nhất, ra mắt vào mùa hè này, cho phép nhiều người dùng cộng tác trong một tài liệu duy nhất, khám nghiệm được 100 triệu hàng dữ liệu và đi kèm với các công cụ tự động tìm ra các xu hướng, ông nói.

Và mặc dù nhiều khách hàng trong ngành công nghiệp tài chính có thể sẽ chuyển sang dùng các phần mềm chuyên biệt để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của họ, hầu hết các phần mềm mới đều có nút "Xuất sang Excel", ông Jones cho hay.

Nếu bạn không có phần mềm chuyên môn cho vấn đề của bạn, bạn vẫn sẽ phải sử dụng Excel thôi, ông Jones chia sẻ.

Excel có ứng dụng rộng. Phiên bản Office 365 bao gồm cả Excel, có hơn 120 triệu người dùng hàng tháng, Ron Markezich, phó chủ tịch Microsoft cho biết.

Công ty sẽ không bình luận về phần trăm người dùng mà đang sử dụng Excel để phân tích tài chính và kế toán.

Wintrust Financial, một tổ chức vận hành 15 ngân hàng cộng đồng tại Illinois và Wisconsin, đã bỏ Excel để sử dụng Workiva do tỷ lệ lỗi cao.

Workiva đã tự động hợp nhất ở cấp bộ phận giúp giảm bớt lỗi và theo dõi những người thay đổi dữ liệu để kiểm toán dễ dàng, bà Chakravarthy, phó chủ tịch cấp cao về đo lường hiệu suất của Wintrust Financial cho hay.

Kayla Davis, người điều hành kế hoạch tài chính tại ABM Industries, đã phụ thuộc vào Excel để thu thập dữ liệu từ một loạt các hệ thống kế toán khác nhau, tích lũy trong hàng thập kỷ qua các vụ sáp nhập và mua lại.

Kể từ khi chuyển sang Anaplan vào tháng 5, nhóm của cô có thể cung cấp cho CFO thông tin nhanh hơn bởi vì nó không đòi hỏi phải có nhiều xác minh, cô nói.

Theo GenK